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政府企业邮箱选型的六条法则
来源:未知 作者:admin 发布时间:2018-09-16 16:09 浏览量:

  企业邮箱是政府信息化建设不可或缺的一个组件。不过在实际工作中,笔者在跟一些政府人员沟通过程中,发现他们或多或少对企业邮箱存在一些抱怨。通过笔者的分析,笔者认为很大部分原因是在选型过程中走了一些误区,导致用户的满意程度不高。笔者认为,政府企业邮箱选型时,应该遵守如下六条法则。

  笔者认为,政府单位在选择企业邮箱时,需要考虑所采用的企业邮局能够与门户网站整合。如此的话,用户只需要打开门户网站,就可以找到登陆到邮箱的地址。而不用再单独去记忆域名。如下图所示,是某个政府的门户网站。在上面就有“公务员邮箱入口”的链接。点击这个连接,就可以直接进入到政府单位的邮箱系统登陆界面。

  其实从技术上来说,要实现企业邮局与政府单位的门户网站整和,并没有多少的难度。其难点还在于政府部门的信息化负责人,需要想到这一点。并在门户网站的制作者与企业邮局的提供者之间进行协调,以做好相关的整合动作。在整合工作中,笔者的建议是,需要注意安全。笔者举一个简单的案例。黑客如果攻击了企业的这个门户网站,就可以将“公务员邮箱入口”这个超链接,转接到一个欺骗网站。此时攻击者就可以获取用户的邮箱帐户与密码。从而获取一些机密的信息。为此在实现与门户网站的整合时,需要做好相关的安全防护工作。以免给不法分子带来可乘之机。

  众所周知,政府人员在写公文时,往往有比较严格的格式要求。包括称呼、文章的排版等等,都比普通企业的要求要高。为此政府单位在选择企业邮局时,最好在企业邮局中能够提供现成的模板。用户在给领导、给下属、给同级的部门之间写邮件时,只需要调用固定的格式,然后按照格式填写内容即可。这些模板既要能够满足用户的需求,同时又要能够符合规范化的要求。

  现在不少企业邮局,为了打开政府的市场,会特意为政府行业设置一些实用的模板。这些模板包括证实的公文模板、会议通知模板、普通公告模板、百姓投诉模板等等。而且相同的内容,面对不同的对象,模板也不同。如一个会议通知,收件人是上级领导或者下属,其采用的模板格式都是不同的。实践证明,通过这些不同的模板,可以提高用户的工作效率,同时提高文档的规范性。在实际工作中,政府单位在企业选型时,企业邮局是否能够提供具有针对性的模板,是一个比较重要的关键环节。同时,用户也可能在实际工作中建立自己的模板。为此在企业邮局中,要能够允许用户能够创建自己的模板。在后续工作中能够直接调用。

  当然,最好在邮件正文中,还能够直接对稳当进行排档。如缩进、加粗、重点标示等等。一般情况下,最好在Word中能够实现的排版功能,在企业邮局中都可以实现。如此的话,一些正式的文档就不需要通过附件等形式来发送。毕竟通过附件等形式,会降低邮箱系统的安全性。

  现在企业邮局采用的通讯协议也比较多。如POP、SMTP、MAP等等。虽然不同的通讯协议有不同的特点,但是从与其它系统的整合角度来看,采用通用的协议,是比较理想的做法。笔者一般建议,在选择企业邮局时,最好考虑那些采用标准通讯协议的产品。或者说,如果企业邮局能够支持多种通讯协议,我们在配置时,最好采用那些比较通用的协议。

  在实际项目中,如果一个政府单位的信息化建设比较完善,一般会要求与多个信息化系统进行整合。如政府单位内部可能已经部署了OA系统,那么用户就会要求OA系统与邮件系统整合。通常情况下,OA系统已经设置了与邮件系统的接口。只要这个邮件系统采用的是标准的通讯协议,那么在实现的过程中,就会比较简单。只需要通过简单的配置即可。

  类似的,可能还需要同企业内部的即时通讯工具、门户网站上的投诉系统等等进行整合。大部分情况下,只要邮件系统采用的是标准的通讯协议,一般情况下实现整合的过程都比较简单,不需要经过开发,只需要通过简单的配置即可。

  邮件,从某种意义上来说,代表了一个企业或者一个单位的形象。如果其安全系数比较薄弱,很容易被攻击,并被当作肉鸡,像其他用户发送垃圾邮件。那么这个企业或者单位的形象,就会带来很大的负面影响。

  对于一般的企业是如此,对于政府单位更是如此。政府单位中有部分的联系人是外宾或者其他兄弟单位,如果发送的电子邮件被插入了恶意的插件或者老是向这些用户发送垃圾邮件,无疑这个政府的形象就会打折扣。此时其不仅仅是一个政府的脸面,更是一个地区的形象问题。所以笔者一般不建议,政府单位自己构建企业邮局。因为政府部门毕竟不是专业的IT服务提供商。如果其自己构建企业邮局,从技术上来说,并没有多少难度。但是从安全性角度来考虑,没有这么强的技术实力来提高很好的安全性。毕竟与专业的IT团队来说,政府单位的IT实力还是有所欠缺的。

  为此笔者的建议是,企业在选择企业邮局时,最好选择互联网的企业邮局提供商。并且要选择那些在安全性上投入比较大的企业。只有选择这些合作伙伴,才能够在最大程度上保障企业邮局的安全性,减少垃圾邮件与病毒邮件。

  虽然说政府单位中用户的教育水平一般都比较高。但是这里需要注意一点,就是政府单位中用户的稳定性比较高。为此现在在政府单位中,有比较大的一批用户,是40岁到60岁之间的。这些用户在以前可能没有接受过正规的信息化培训。通常情况下,这些用户可能还是部门的领导。为此如果邮件的操作太过于复杂,那么这部分人就很难通过。所以,需要提供一些便捷化的操作,贵州册亨政府展开2016年上半年消,来降低企业邮局推行过程中的阻力。

  如笔者在选型过程中,会选择那些在企业邮局中集成了输入法的产品。简单的说,就是只要用户登录了企业邮箱,系统自动会根据登陆用户的设置,调用其需要的输入法。如此的话,无论这个用户在哪里登陆,如出差或者在家里办公,只用其采用了相同的用户名登录,那么都可以找到其称手的输入法,而无论操作系统是否安装了这种输入法。对于一些没有受过IT专业培训的用户来说,输入法的安装也是一件非常头痛的事情。通过这个简单的整合,显然可以提高这些用户的满意度。

  最后一个选型的原则,就是功能要简单易用。根据笔者的经验,政府单位在企业邮局选型时,一般都不要求在企业邮局中有邮件之外的复杂的功能。如工作流、事务提醒等功能。因为一般都会有配套的系统来实现这些需求。在邮件系统中实现这些功能的话,反而是画蛇添足。所以政府单位在企业邮局选型时,就不需要太过于关注企业邮局的附加功能。说句实话,羊毛出在羊身上。笔者认为,这是政府单位在企业邮局选型时与普通企业选型时很大的不同。普通企业在选型时,总希望其能够实现的服务越多越好。就好像买东西赠品越多越好。到底对自己是否适用,就是另外一回事情了。